In een inspirerend artikel op Harvard Business Review geeft ze vijf goede tips over wat te doen tegen een te hoge werkdruk.

Het komt eigenlijk allemaal neer op hetzelfde: je emoties de baas worden. Dat geldt voor wie zijn mail, chat of berichtenapp niet meer durft te bekijken aan het einde van elke werkdag of elke vrijdagmiddag. En ook voor de mensen die niet meer ongestoord aan een taak of project kunnen werken omdat ze denken aan die andere zaken die ‘ook nog moeten’. Boyes geeft vijf uitvoerige adviezen over hoe om te gaan met de werkdruk, die vooral ontstaat als dat schuldgevoel toeslaat.

5 Tips voor emotionele controle bij werkdruk

Maar eerst een welgemeend advies dat volgens Boyes bij elk van de volgende adviezen goed bruikbaar is. Let eerst op jouw ademhaling wanneer je het erg druk hebt. Adem rustig in (hoeft niet heel diep, wel rustig), en adem langzaam weer uit, alsof je een ballon opblaast. Rustig ademen betekent dat je het paniekgevoel wegneemt dat altijd even komt opzetten als het druk wordt. Er ontstaat dan meer ruimte voor planning op de langere termijn. En voor prioritering.

1. Relativeer de situatie

Boyes noemt verschillende relativerende uitspraken die iedereen weleens heeft gedacht (of zelfs gezegd) tijdens acuut oplopende drukte, toen verschillende opdrachten en verzoeken tegelijk binnenkwamen. Zoals: ik kan maar een ding tegelijk doen. Ik heb maar een stel hersens en een dag duurt bij mij ook niet langer dan 24 uur. Of: waar kan ik het beste mee beginnen? Dit is Boyes’ persoonlijke favoriet. Iedereen moet de gedachte opzoeken die voor hem/haar het beste werkt. Daarmee voorkom je dat je gelijktijdig teveel verantwoordelijkheden neemt. Wat tot schuldgevoel leidt, omdat je toch nooit alles tegelijk goed kunt doen.

2. Let goed op jouw tijd

Lijkt contraproductief als je het erg druk hebt. Dan is er helemaal geen tijd om steeds op de klok te kijken. Misschien moet je dat dan ook niet doen. Maar wel in wat minder drukke perioden. Hou dan van alles bij wat het is, en hoe lang het duurt. Mensen zijn namelijk geneigd om van veel dingen te denken dat ze langer duren dan ze in werkelijkheid duren. En dat geldt met name voor werk. Die 60-urige werkweek maakt in werkelijkheid maar 6 procent van de werkende mensen. Maar wie vaker tegen zichzelf zegt dat hij zo lang werkt, gaat het vanzelf geloven. Dat komt door het emotionele belang dat mensen hechten aan zaken die ze belangrijk vinden. Zoals werk. Wat belangrijk is, duurt ook langer, zo is de gedachte.

3. Spreek verwachtingen uit

Ook (en eerst) tegen jezelf! Mensen zijn geneigd om hogere eisen te stellen aan onszelf dan aan anderen. Ik moet sneller antwoorden dan de ander antwoordde op mijn bericht. Boyes vertelt hoe ze altijd probeerde om alle mails die vrijdagmiddag binnenkwamen direct weg te werken. Tot ze besefte dat de andere kant misschien helemaal geen antwoord verwachtte op vrijdagmiddag. Zij waren met hun hoofd al bij het weekend. Boyes noemt diverse regels die je kunt instellen om de workload te beheersen. Ze gaan over het managen van verwachtingen, het onderliggende mechanisme om de werkdruk te beheersen.

4. Manage jouw eigen verwachtingen

Het logische vervolg op de derde tip is bepalen wanneer ‘goed’ ook echt ‘goed genoeg’ is. Veel zaken, taken en projecten zijn nooit af of klaar. Het kan altijd beter. Grensbewaking is dus essentieel om er niet aan onderdoor te gaan. En dat geldt helemaal voor mensen die perfectionistisch van aard zijn. Een hernieuwde focus op het doel, en het resultaat dat de anderen – opdrachtgevers- verwachten helpt vaak hierbij. Hou ook rekening met de talenten en capaciteiten van anderen waarmee je samenwerkt, is een nuttige tip.

5. Van uitstel komt afstel

Wie het druk heeft, is geneigd om taken eindeloos te blijven herverdelen en prioriteren. Wachtend op dat ‘volmaakte of optimale moment’ om het te gaan doen. Vaak komt dat moment niet. En dan blijft de taak liggen, of de gelegenheid is alweer voorbij. Veel van dat uitstelgedrag komt neer op ‘ik heb er nu geen zin in, maar straks wel als ik me beter voel.’ Mensen gaan zich pas beter voelen als ze de taak uitvoeren, of ‘m hebben afgerond. Dan is dat tenminste maar gedaan! En daarmee wordt het takenlijstje ook kleiner. En de werkdruk minder.  

Lees ook: Werkdruk begint bij jezelf  

Emotionele handvatten

Deze vijf psychologische inzichten in de achterliggende redenen waarom we het vaak ‘druk’ hebben zijn erg bruikbaar bij de bestrijding van werkdruk. Een fenomeen dat altijd aanwezig zal blijven, min of meer, en waarvoor ook geen echte oplossing bestaat. Maar met deze vijf handvatten kun je het emotioneel wel beter de baas.